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生物样本库信息系统必须能准确无误地追踪到每一份样本储存的位置信息和出入库信息。所以,必须建立样本库存管理系统来追踪库存的每一样本的采集、处理、接收、样本库内转移,销毁及样本的分发和返还等信息。生物样本库的样本信息和定位,建议采用生物样本库软件进行管理。样本冻存管理软件可以直观的在计算机主界面上显示所有冰箱的存储状态,并且具备如下功能。



可视化图形存储空间管理功能

生物样本库信息系统可清楚显示冰箱中存储盒已使用和空闲位置及使用率等信息,用户能迅速决定新样本的最佳存放位置,并可设定任意多个存储级别,以便样本的管理和查找。存储空间可以任意复制和移动,大大减轻了存储空间创建和管理的工作量。可以有样本整体转移的功能。在可视化的虚拟库上完成存储空间的管理,直观易用,有效降低出错率。管理系统应具有数据批量导入导出功能。可将存储在EXCEL中的大批数据一次性自动导入到数据库中,从而极大地简化了数据录入工作。系统还可将用户的查询结果导出到EXCEL表中。
 

可与医院的病理管理系统对接

生物样本库信息系统可与HIS系统对接,在获得医院授权的情况下便于从病例管理系统中抽取所需要的病例信息。应采取措施保护系统数据安全,可设置权限管理提供严格的数据保密措施,各科室的用户可自行管理属于自己的资源。用户之间可进行资源可见设置,方便用户进行课题共享。
 

可自定制的数据输入界面

不同的科研项目有不同的样本采集计划,需要采集的样本信息内容也有不同。例如研究肺癌和胃癌的样本采集项目,对胃镜诊断结果的关注度就截然不同。所以,样本库的库存管理系统应具备数据字段的个性化设定功能。可根据用户研究课题的需要,设定数据录入页面和输入项,增加更关注的项目或去掉不需要的数据项,使页面更加明了简洁和将准适用。
 

数据检索和查询功能

样本库是医学研究资源的攻击者,样本数据库是十分重要的信息资源。研究者常需要从库中挑选出符合一定条件的生物样本进行科研。所以,管理系统的检索和查询功能非常重要,系统应具备能满足多项检测条件、高级检索和样本的统计查询工作。采用通过扫描枪读取信息,计算机可以立即显示出与该样本对应的信息。
 

温湿度自动记录和监测功能

生物样本库信息系统可自动监测和自动记录低温冰箱的温度和湿度。对于没有温度数据输出的冰箱,可随时查看和打印出任何一个生物样本在整个保存过程中的温度变化,以及温度的最高值和最低值等数据。
 

网络功能

生物样本库信息系统可有单机、局域网、因特网等多个版本。用户可以根据各自的需求制定各自的版本。单机版用于独立样本库。局域网版可在本单位内的局域网上共享样本数据信息。因特网版允许用户在不同的城市和地区随时访问样本数据库,适合国内和国际的医院或实验室之间的信息交流共享。
 

样本库存管理要求

(1)样本出入库必须按照样本库规定的标准操作程序惊醒,样本必须贴好标识后方可入库。
(2)所有出入库的信息都应记录在样本库信息系统个,包括样本的种类、采集时间、分装的规格和数量、样本处理的方法、储存位置、样本存储的条件及样本的取用和运输等,利于样本的追踪。
(3)及时更新出入库记录信息,使追踪系统能监控审核库内外样本的转移和变化,保证样本始终处于稳定的环境。